Nama : Irfan Kurniawan Pratama A
Nim : 11410100101

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi 

dan penciptaan nilai departemen SDM.

• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan 

dengan tugas-tugas  dan pengelolaan  SDM

• Membantu Manajer SDM dalam membuat  keputusan

Manfaat Audit SDM

• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – Rekrutmen  dan  seleksi,  kompensasi,  pelatihan, penilaian kinerja, dsb;

• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;bisnis perusahaan;

• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus;

• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM;

• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;

Lingkup Audit SDM

1. Audit Strategi Korpororasi/Kompatibilitas

2. Audit Fungsi SDM

3. Audit Kepuasan Karyawan

4. Audit Ketaatan/Kepatuhan Manajerial

1. Audit Strategi Korporasi

• Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuan dan strategi perusahaan;

• Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap  tren‐tren yang berubah

2. Audit Fungsi SDM

• Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

• Terdiri  atas:

A. Audit Sistem Informasi Sumber Daya Manusiay

B. Audit Penyediaan dan Pengembangan SDM

C. Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

3. Audit Kepuasan Karyawan

• Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan 

sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

• Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, 

kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

• Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

•Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey Kepuasan  karyawan  dapat  diukur  dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukan secara periodik.

Elemen Kepuasan Karyawan

• Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan  keputusan

• Pengakuan (recognition)  terhadap kinerja

• Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan  dengan baik

• Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

• Dukungan untuk inovasi dan perbaikan  kerja

• Tingkat dukungan dari fungsi staf

• Kondisi dan iklim pekerjaan

• Pekerjaan itu sendiri

• Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

• Supervisi

• Kepemimpinan puncak

• Penggajian dan benefits

• Keamanan kerja

• Kesempatan karir dan promosi

• Pemberian balikan dan komunikasi

• Perencanaan organisasional

• Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

Langkah-langkah Survey Kepuasan

1. Perencanaan survei. Sasaran survei harus ditentukan secara jelas

2. Perencanaan kuesioner. Kuesioner harus mencakup semua faktor situasi kerja yang 

diyakini berhubungan dengan kepuasan dandiyakini berhubungan dengan kepuasan dan

ketidakpuasan karyawan

3. Pengadministrasian kuesioner. Karyawan perlu diorientasi agar memahami maksud survei. Prosedur yang biasa diterapkan adalah menyebarkan kuesioner secara anonym pada waktu kerja

4. Penganalisisan data. Tabulasi dapat dirinci berdasar departemen, jenis kelamin, status 

karyawan, jenjang, dan kategori lain. Komparas hasil  survey  sebelumnya  dan  komparasi  antar partemen akan memberikan wawasan bagi perbaikan

5. Pengambilan tindakan korektif. Setelah masalah diidentifikasi, tindakan korektif  dapat diambil. Balikan tentang hasil survei dan tindak lanjut  yang direncanakan  pihak manajemen perlu dikomunikasikan kepada karyawan

4. Audit Ketaatan Manajerial

• Ketaatan Internal

– Menilai dan mengukur berbagai kegiatan MSDM para  manajer lini.  Apakah sesuai  dengan berbagai kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku?

• Ketaatan Eksternal

– Mengantisipasi berbagai regulasi dan informasi yang akan diterapkan oleh pemerintah

– Menetapkan  program dan prosedur untuk menjamin pemenuhan  regulasi pemerintah

Pelaksanaan Audit

• Pelaksana : Internal atau Eksternal organisasi

• Langkah-langkah:

1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh

2 Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas danmemberikan pelatihan

3. Mengumpulkan data dari berbagai unit, jenjang,  dan tahun yang berbeda dalam organisasi

4. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini danevaluasi departemen SDM

5. Mendiskusikan laporan dengan manager operasi

6. Menyatukan tindakan korektif

Instrumen Audit SDM

• Wawancara

• Kuesioner

• Analisis Historis

• Informasi Eksternal

• Eksperimen SDM

Laporan Audit

•Suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil diagnosis dan analisis berbagai temuan  kegiatan audit yang mencakup baik penekanan terhadap berbagai praktik efektif maupun  rekomendasi bagi perbaikan berbagai praktik yang tidak efektif bagi perbaikan  berbagai  praktik yang tidak efektif.

•Karena laporan ditujukan kepada manajer dan staff departemen SDM dan manajer lini,  tujuan dan lingkup audit perlu disusun secara lengkap  dan tidak memihak,  serta temuan  dan simpulan dirumuskan secara obyektif.

Nama : Irfan Kurniawa Pratama A
Nim : 11410100101

Human Resource Information System

Sistem Informasi SDM

• Prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,  menarik 

dan memperoleh kembali berbagai data/informasi yg dibutuhkan organisasi ttg SDM dan aktivitas-aktivitas personalia SDM dan  aktivitas aktivitas  personalia,  yang  bertujuan  untuk memudahkan pengambilan keputusan.

• Sering disebut dengan istilah :

– HRIS (Human Resource Information System)

– HRMIS (Human Resource Management Information System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

ERP System

• Enterprise Resource 

Planning (ERP) merupakan aplikasi bisnis terintegrasi (sistem informasi terintegrasi)  yang bertujuan mengintegrasikan informasi yg diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang

berbeda ke dalam satu sistem basis data.

Karakteristik Informasi

• Timely (tepat waktu)àup to date

• Accurate (akurat)à validitas data

• Concise (ringkas)à  menyerap informasi

• Relevant (relevan)  àsesuai dg kebutuhan

• Complete (lengkap)

Fungsi HRIS

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting  and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan  Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. 

INPUT HRIS

1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.  Bergungsi untuk mengumpulkan data  melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study),  Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), dll

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data  yang  berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. 

• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,  yang memberikantunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan

universitas  serta agen tenagakerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasi yang  menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,  pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaandata dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaan personil

• Intelijen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

OUTPUT HRIS

1. SubsistemPerencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2 SubsistemPerekrutan Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan

dan analisis rekruitmen.

3. SubsistemManajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang  dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi ahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. 

5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan Benefit berbeda dengan kompensasikaryawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.  Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,  sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun. 

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan,  kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya. 

Nama : Irfan Kurniawan Pratama A
Nim :  11410100101

Globalisasi SDM

The HR Challenges of International Business

• Penyebaran

– Menempatkan ketrampilan yg tepat sesuai kebutuhan (dengan mengabaikan letak geografisnya)

• Diseminasi pengetahuan & inovasi

– Penyebaran ke seluruh organisasi (dengan mengabaikan asalnya)

• Identifikasi & pengembangan bakat secara global

– Mengenali siapa yg memiliki kinerja terbaik dan mengembangkan kemampuannya

Perbedaan

• Budaya

• Sistem Ekonomi

• Hukum dan Hubungan Industrial

• Teknologi

Penyusunan Staf

• Ekspatriatseseorang yg bukan warga negara dari negara tempat mereka bekerja.

• Lokal warga negara dr negara tempat perusahaan multinasional itu memiliki kantor pusatnya

• Negara ketiga warga negara dari sebuah Negara selain dari negara asal atau negara setempat

• Subkontrak Penugasan karyawan lokal ke luar negeri  untuk  melakukan  pekerjaan-perjalanan  yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan domestik negaranya

Nilai & Kebijakan Penyusunan Staf Internasional

• Etnosentris

– Pemikiran bahwa sikap, gaya manajemen, criteria evaluasi, dan manajer dari negara asal lebih superior

• Polisentris

– Keyakinan bahwa hanya para manajer Negara setempatlah yg benar2 dapat memahami budaya dan perilaku pasar negara setempat

• Geosentris

– Keyakinan bahwa seluruh staf manajemen haruslah berbasis global

5 Faktor Penting Penugasan Internasional

Pengetahuan & motivasi

– Kemampuan manajerial & organisasi,  kreativitas, tanggung jawab, keyakinan diri, ketekunan, dll

Ketrampilan berhubungan

– Rasa hormat, sopan santun, empati, dll

Kemampuan beradaptasi

– Fleksibilitas,  kestabilan emosi, mandiri,  peka politik, kemampuan menghadapi tekanan, dll

Keterbukaan budaya luar

– Minat dlm budaya asing, pengetahuan bahasa, pengalaman ke LN, dll

Situasi keluarga

– Kemampuan beradaptasi dr keluarga, kesediaan pasangan utk tinggal di LN, pernikahan yang stabil

Nama : Irfan Kurniawan Pratama A
Nim : 11410100101

Human Resource Management ·         
KESELAMATAN & KESEHATAN KERJA

K3 bertujuan mencegah, mengurangi, bahkan menihilkan risiko kecelakaan kerja     (zero accident). 

·   Penerapan konsep ini tidak boleh dianggap sebagai upaya pencegahan kecelakaan  kerja  dan penyakit akibat kerja yang menghabiskan banyak biaya (cost) perusahaan,  melainkan harus dianggap sebagai bentuk investasi jangka panjang yang  memberi keuntungan yang berlimpah pada masa yang akan datang. 

·   Sistem Manajemen K3

 Bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur  organisasi ,  perencanaan, tanggung jawab , pelaksanaan,  prosedur,  proses dan  sumber daya  yang dibutuhkan bagi pengembangan penerapan , pencapaian , pengkajian  dan  pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang  aman , efisien dan  produktif organisasi, perencanaan,  jawab,  pelaksanaan, prosedur, penerapan, pencapaian, aman, efisien dan produktif.  (Sumber :Permenaker PER.05/MEN/1996)

 

 TUJUAN PENERAPAN SMK3

• Menempatkan tenaga kerja sesuai dengan harkat dan martabatnya sebagai manusia (pasal 27 ayat 2 UUD 1945)

• Meningkatkan komitmen pimpinan perusahaan dalam melindungi tenaga kerja

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja untuk menghadapi kompetisi perdagangan global

• Proteksi terhadap industri dalam negeri

• Meningkatkan daya saing dalam perdagangan internasional

• Mengeliminir boikot LSM internasional terhadap produk ekspor nasional

• Pelaksanaan pencegahan masih bersifat parsial

• Perlunya upaya pencegahan terhadap problem sosial dan ekonomi yang tekait dengan penerapan K3

 Penetapan Kebijakan: Kepemimpinan dan Komitmen

• Membentuk Organisasi K3

• Menetapkan personel yang mempunyai tanggung  jawab  dan  wewenang  yang  jelas  dalam penanganan K3

• Menyediakan anggaran, sarana dan tenaga kerja yang diperlukan dalam bidang K3

• Perencanaan K3 yang terkoordinasi

• Melakukan penilaian kinerja dan tindak lanjut  pelaksanaan  K3  Kepemimpinan  dan  komitmen Kepemimpinan dan komitmen

·         Jaminan Kemampuan

• Sumberdaya

• Tanggung jawab

• Motivasi & kesadaran K3

   • Pelatihan & kompetensi

·      Pendidikan K3

• Penyebab K3:

– Perilaku yang tidak aman sebesar 88%

– Kondisi lingkungan yang tidak aman sebesar 10%

– Keduanya terjadi secara bersamaan

• Upaya pencegahan terhadap kasus K3:      

– memiliki pengetahuan dan kemampuan mencegah kecelakaan kerja

– mengembangkan konsep dan kebiasaan pentingnya keselamatan  dan  kesehatan kerja

   – memahami ancaman bahaya yang ada di tempat kerja

·      Penetapan Kebijakan K3

• Tertulis & bertanggal

• Ditandatangani oleh pengusaha dan atau pengurus

• Memuat pernyataan komitmen dan tujuan K3 perusahaan

• Disosialisasikan/disebarluaskan

• Bersifat dinamik dan ditinjau ulang agar tetap update

Nama : Irfan Kurniawan Pratama A
Nim : 11410100101

Hubungan Industrial

Konflik

·        Sumber konflik:

– Perubahan organisasi

– Pertikaian kepribadian

– Perangkat nilai yg berbeda

– Ancaman thdp status

– Perbedaan persepsi & sudut pandang

·        Jenis Konflik

-         Intrapersonal

-         Interpersonal dipicu oleh perbedaan status, jabatan, bidang kerja, dll

-         Antar Kelompok dalam organisasi yang sama  (mis: pekerja dan manajemen)

-         Antar  Kelompok dalam organisasi yang berbeda

-         Antar organisasi persaingan

Pandangan tentang Konflik

-         Pandangan tradisional Semua konflik merugikan & harus dihindari; Konflik  menandakan adanya salah fungsi di dlm kelompok kelompok:

Konflik dilihat sbg:

• Hasil disfungsional akibat komunikasi yg buruk

• Kurangnya keterbukaan  & kepercayaan 

• Kegagalan manajer untuk tanggap terhadap kebutuhan  & aspirasi karyawan

·        Pandangan tentang Konflik

1. Pandangan hub manusia/perilaku : Konflik merupakan hasil wajar & tdk terelakkan dlm setiap kelompok.  Konflik   dpt bermanfaat pd kinerja kelompok

2. Pandangan interaksionis : Konflik mutlak perlu utk suatu kelompok agar dpt berkinerja efektif; pemimpin kelompok mempertahankan tingkat minimum berkelanjutan dr konflik agar kelompok tetap hidup, kritis dan kreatif

·        5 Tahap Proses Konflik

1.Oposisi (ketidak cocokan potensial) : Adanya kondisi yg menciptakan kesempatan utk munculnya konflik Kondisi (sumber konflik):

   – Komunikasi

        Struktur tugas– Struktur tugas

   – Faktor-faktor pribadi

2. Kognisi dan personalisasi

   – Isu-isu konflik didefinisikan (proses pembuatan pengertian)

   – Emosi berperan dlm membentuk persepsi

3. Maksud (intensi) yaitu keputusan utk bertindak dlm suatu cara tertentu

5 penanganan konflik:

– Bersaing Keinginan utk memuaskan kepentingan satu pihak tanpa

   peduli dampaknya thdp pihak lain

– Berkolaborasi Pihak yg terlibat konflik berkeinginan utk memuaskan–    Berkolaborasi Pihak yg terlibat konflik berkeinginan utk memuaskan

   kepentingan semua pihak dlm memecahkan masalah

– Menghindar Keinginan utk menarik diri dr konflik atau menekan

   konflik

– Mengakomodasi Kesediaan satu pihak utk memuaskan pihak lain dg 

   bersedia menaruh kepentingan lawan di atas kepentingannya

– Kompromi Setiap pihak dlm konflik bersedia melepaskan sesuatu _

   terjadi sharing

4. Perilaku Pernyataan, tindakan dan reaksi yg dibuat oleh pihak yg konflik

5. Hasil yaitu konsekuensi jalinan aksi reaksi5. Hasil yaitu konsekuensi jalinan aksi reaksi

antar pihak-pihak yg konflik, berupa:

– Fungsional

– menghasilkan perbaikan kinerja kelompok

– Disfungsional

– merintangi kinerja kelompok

·         Serikat pekerja tingkat perusahaan (SPTP)

•Konvens ILO no.87 dan 89. Kebebasan berserikat sudah dijamin oleh    perundang2an Indonesia dari mulai  UUD’45 pasal 28,UU no. 14 tahun 1969 dan UU no. 18 tahun 1956

•SPTP dibentuk pada perusahaan yang mempunyai pekerja 25 orang atau  lebih dan belum mempunyai serikat pekerja.

• Tujuan :

– Meningkatkan mutu pekerja dan kesejahteraan  pekerja   beserta keluarganya.

– Menciptakan ketenangan  kerja dan kelangsungan berusaha.

·        Tujuan Serikat Pekerja (Mondy 2008)

•Memajukan kesejahteraan semua pihak yang bekerja untuk kehidupan,  baik itu  anggota serikat pekerja atau bukan.

• Menciptakan mekanisme untuk menangkal penggunaan kebijakan kebijakan dan praktik-praktik yang subyektif dan sewenang-wenang di tempat kerja.

·        Hubungan Industrial

• Hubungan Kerja adalah hubungan antara pengusaha dengan pekerja/buruh berdasarkan perjanjian kerja, yang mempunyai unsur pekerjaan, upah, dan perintah.

•Hubungan Industrial adalah suatu sistemHubungan Industrial adalah suatu system hubungan yang terbentuk antara para pelaku dalam proses produksi barang dan/atau jasa yang terdiri dari unsur pengusaha, pekerja/buruh, dan

Pemerintah yang didasarkan pada nilai-nilai Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945

·        FUNGSI PEMERINTAH

Menetapkan kebijakan, memberikan pelayanan, melaksanakan pengawasan, dan 

melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan peraturan perundang undangan ketenagakerjaan.

·        FUNGSI SERIKAT BURUH

Menjalankan pekerjaan sesuai dengan kewajibannya, menjaga ketertiban demi kelangsungan produksi, menyalurkan aspirasi secara demokratis,  mengembangkan ketrampilan, dan keahliannya serta ikutmemajukan  perusahaan  dan  memperjuangkan   kesejahteraan anggota beserta keluarganya.